○湯沢市電話予約に係る証明書の交付事務取扱要綱

平成17年3月22日

告示第3号

(目的)

第1条 この告示は、勤務時間内に来庁できない市民を対象に電話予約による証明書の交付に関し必要な事項を定め、市民サービスの向上を図ることを目的とする。

(証明書の種類)

第2条 電話により交付を予約できる証明書は、住民基本台帳に記録されている予約者本人及び同一世帯員に係る次に掲げるものとする。

(1) 住民票の写し

(2) 印鑑登録証明書

(予約の受付け)

第3条 電話予約の受付けは、月曜日から金曜日までの午前8時30分から午後4時30分までとする。ただし、休日(湯沢市の休日を定める条例(平成17年湯沢市条例第2号)第1条第1項に定める休日をいう。以下同じ。)は予約の受付けはしないものとする。

(交付の場所等)

第4条 電話予約に係る証明書は、市庁舎内の指定の場所において交付する。

2 平日及び休日の午後5時15分から午後8時までは湯沢庁舎において警備員が交付し、休日の午前8時30分から午後5時15分までは各庁舎において当日の日直者が交付する。

(交付を受けることができる者)

第5条 電話予約による証明書は、電話予約をした者又は予約の際に交付を受ける者と指定された同一世帯に属する者(以下「予約者等」という。)に交付する。

(交付に必要なもの)

第6条 予約者等は、証明書の交付を受けようとするときは、所定の手数料のほか、次に掲げるものを持参し、第4条第2項に規定する警備員又は日直者(以下「交付職員等」という。)に提示しなければならない。

(1) 運転免許証、健康保険証等予約者等であることが証明できるもの

(2) 前号に掲げるもののほか、印鑑登録証明書の交付を受けるときは、印鑑登録証と登録印

(受付事務)

第7条 電話予約を受けた職員(以下「受付職員」という。)は、予約者等に対し前3条に規定する交付を受けるために必要な事項を伝え、電話予約受付簿(様式第1号)に所定の事項を記入しなければならない。

(交付)

第8条 交付職員等は、交付を受けようとする者が予約者等であることを確認した上で、その者に所定の申請書に記入させ、手数料と引換えに証明書を交付するものとする。

2 交付職員等は、予約者等に証明書を交付した場合、その日時を連絡票(様式第2号)に記載するものとする。ただし、予約者等が受取予定日の交付時間内に証明書を受け取りに来なかったとき又は予約者等本人であることが確認できないときは、連絡票にその旨を記入し証明書を交付しないものとする。

(引継ぎ)

第9条 交付職員等は、電話予約に係る書類等を服務時間終了とともに各庁舎の庁舎管理担当課に引き継ぐものとする。

(関係書類の保存及び廃棄)

第10条 この告示に係る関係書類の保存期間は、次に掲げるとおりとする。ただし、未交付となり返戻された証明書は、担当課長が直ちに廃棄するものとする。

(1) 住民票の写しに係るもの 1年

(2) 印鑑登録証明書に係るもの 3年

(その他)

第11条 この告示の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この告示は、平成17年3月22日から施行する。

(経過措置)

2 この告示の施行の日の前日までに、合併前の電話予約に係る証明書の交付事務取扱要綱(平成11年4月1日)の規定によりなされた手続その他の行為は、この告示の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成21年8月10日告示第68号)

この告示は、平成21年8月10日から施行する。

様式 略

湯沢市電話予約に係る証明書の交付事務取扱要綱

平成17年3月22日 告示第3号

(平成21年8月10日施行)