○湯沢市個人情報保護事務取扱要領

平成17年3月22日

訓令第10号

(趣旨)

第1 この訓令は、湯沢市が行う個人情報保護制度の事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(用語)

(窓口)

第3 個人情報保護制度に関する受付窓口は、総務部総務課(以下「総務課」という。)とする。

(事務分掌)

第4 個人情報保護制度についての事務分掌は、次のとおりとする。

1 総務課は、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 個人情報保護制度についての案内及び相談に関すること。

(2) 個人情報保護制度に係る請求、申出及び苦情の受付並びに不服申立ての受理に関すること。

(3) 個人情報保護制度についての連絡調整に関すること。

(4) 個人情報取扱事務の登録、変更及び廃止に係る連絡調整に関すること。

(5) 個人情報を収集、管理及び利用している課(課に相当する組織を含む。以下「所管課」という。)で行う開示の実施に関すること。

(6) 所管課で行う写しの交付及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(7) 個人情報保護制度の実施状況の公表に関すること。

(8) その他個人情報保護制度に関すること。

2 所管課は、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 個人情報取扱事務の登録、変更及び廃止に関すること。

(2) 個人情報開示請求書及び個人情報訂正請求書(以下「請求書」という。)の処理に関すること。

(3) 請求に対する可否の決定に関すること。

(4) 是正の申出に対する処理に関すること。

(5) 苦情の受付及び処理に関すること。

(6) 不服申立てがあった場合の処理に関すること。

(所管課の長の職務)

第5 条例第9条に規定する所管課の長の職務は、次のとおりとする。

(1) 個人情報の管理の状況を定期的に点検し、所属職員の指揮監督に努めること。

(2) 重要な個人情報は、キャビネット等に収納し、その散逸を防止すること。

(3) 個人情報を取り扱う権限のない者に個人情報の取扱いをさせないこと。

(4) 重要な磁気テープ、フロッピーディスク等は、その媒体の特殊性に応じた安全保護措置を講ずること。

(5) 不必要となった個人情報は、速やかに廃棄又は消去すること。

(6) その他個人情報の適正な管理及び安全保障のために必要な措置を講ずること。

(請求手続等)

第6 個人情報保護制度に係る請求手続等は、次のとおりとする。

(1) 総務課は、請求の内容が情報の提供で対応できるものであるときは、必要な情報を提供するものとする。

(2) 総務課は、請求書の記載事項を確認し、不備な箇所があるときは、訂正又は補筆を請求者に対して求めるものとする。

(3) 総務課は、各実施機関に係る請求書を受理するものとする。

(4) 総務課は、受理した請求書の写しを作成し、所管課へ送付するものとする。

(請求に対する決定等)

第7 請求に対する決定等は、次のとおりとする。

1 所管課は、総務課から送付された請求書の写しに基づき、個人情報を検索し、当該個人情報の存在の有無を確認し、次のとおり検討するものとする。

(1) 開示請求の場合は、当該開示請求に係る個人情報に条例第15条各号に該当する情報が記録されているか検討するものとする。

(2) 訂正請求の場合は、次の事項について検討するものとする。この場合において、請求書に個人情報の誤りを立証する書類が添付されているときは、それを基に検討するものとする。

ア 請求に係る個人情報が、事実に該当するかどうかを判断し、事実であるときは、当該事実について正誤を確認すること。

イ 請求に係る個人情報について、訂正する権限が実施機関にあるかどうかを確認すること。

ウ 事実について誤りを確認し、訂正する権限が実施機関にあるときは、訂正する方法及び訂正する内容を検討すること。

2 所管課は、やむを得ない理由により決定期限を延長するときは、当該個人情報開示決定等期限延長通知書の写しを総務課へ送付するものとする。

3 所管課は、開示請求に対する決定等を行うものとする。

(1) 開示の日時は、市の休日を除き、市の執務時間内とする。

(2) 開示の日時及び場所を決定するときは、総務課と協議するものとする。

(3) 開示請求に対する決定等を行ったときは、決定通知書を開示請求者に速やかに送付するとともに、当該決定通知書の写しを総務課へ送付するものとする。

(開示の実施)

第8 個人情報の開示を実施するときは、所管課の職員が立ち会うものとする。

(訂正の実施)

第9 所管課は、訂正の決定をしたときは、速やかに当該個人情報の訂正を行うものとする。また、訂正の決定をした場合に、その個人情報の外部提供を行っているときは、当該外部提供先に決定した内容を通知し、外部提供先の個人情報の訂正を求めるものとする。

(是正の申出に係る事務)

第10 条例第26条第1項の規定により、実施機関による個人情報の取扱いが不適正であり、条例の規定に違反しているとして是正の申出があった場合は、個人情報の開示及び訂正請求に係る事務と同様の取扱いをするものとする。

(不服申立てに係る事務)

第11 不服申立てがあった場合の手続等は、次のとおりとする。

1 総務課は、開示請求又は訂正等の請求に対する決定に係る不服申立書を受理するものとする。

2 総務課は、当該不服申立書の写しを所管課へ送付するものとする。

3 所管課は、当該不服申立てに係る決定について検討を行うものとする。

4 所管課は、当該不服申立てに対する決定を行ったときは、速やかに不服申立人に通知するとともに、その写しを総務課へ送付するものとする。

(苦情の処理に係る事務)

第12 苦情の申出は、所管課において日常的に受け付けることとし、申出を受けた場合は、速やかに所要の調査を実施し、申出人に対して説明の上理解を得るなど、臨機応変に対応するものとする。また、苦情の処理に際しては、不均一な取扱いなどがないよう総務課と逐次協議するなど、一貫性を確保するよう努めるものとする。

(その他)

第13 この訓令に定めるもののほか、個人情報保護制度の運用に関し必要な事項は、総務課が別に定める。

附 則

この訓令は、平成17年3月22日から施行する。

附 則(平成22年3月26日訓令第16号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月19日訓令第10号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

湯沢市個人情報保護事務取扱要領

平成17年3月22日 訓令第10号

(平成26年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第4節 情報管理
沿革情報
平成17年3月22日 訓令第10号
平成22年3月26日 訓令第16号
平成26年3月19日 訓令第10号