2　文書は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。

2　総務課長及び各総合支所長(以下これらを「文書主管課長」という。)は、文書事務全般について総括するとともに、必要があると認めるときは、文書取扱いの状況を調査し、その結果に基づいて必要な措置を講ずるものとする。

2　文書取扱責任者及び文書取扱者は、班長又は庶務担当者のうちから文書管理者が命ずる。

3　文書管理者は、文書取扱責任者及び文書取扱者を、文書取扱責任者・文書取扱者選任通知書(様式第1号)により、速やかに総務課長に報告しなければならない。異動があった時も同様とする。

2　文書取扱者は、文書取扱責任者の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

2　令達文書の種類は、次の各号に掲げるとおりとし、その定義はそれぞれ当該各号に定めるところによる。

3　一般文書は、令達文書以外の文書をいう。

2　一般文書の発信者名は、市長名とする。ただし、次の各号に掲げる場合においては、当該各号の発信者名を用いることができる。

3　文書のあて先は、原則として職及び氏名を記載するものとする。

2　文書主管課長及び文書管理者は、郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、必要と認められるものに限り、受領することができる。

3　勤務時間外に到達した文書は、当直員が受領し、湯沢市職員服務規程(平成17年湯沢市訓令第20号)第27条の規定により処理しなければならない。

2　2以上の課等に関係のある文書は、文書主管課長の判断により最も関係が深いと認められる課等に配布するものとする。

2　文書取扱責任者は、その監督の下、業務を担当する者にこれらの事務を行わせることができる。

2　前項の規定により記録された紙は、前条の規定により収受の手続を行うものとする。

2　文書管理者は、重要な事案に係る文書を収受したときは、当該文書を決裁権者(湯沢市事務決裁規程(平成17年湯沢市訓令第4号。以下「決裁規程」という。)第2条に規定する決裁権者をいう。)の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

3　供覧を要する文書は、文書処理票(様式第6号)を付して回付するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは原議書によらないことができる。

3　原議書による起案は、次の各号に掲げる要領により作成しなければならない。

2　決裁者は、原議書の回議を受けたときは、速やかに審査し、その可否を決定しなければならない。

2　合議を受けた事項について異議があるときは、主管部長又は文書管理者と協議するものとし、協議が整わないときは、その内容を添付して回議するものとする。

3　起案者は、合議を経た原議書の要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、原議書のうち次の各号に掲げるものは、総務部長の審査を受けなければならない。

2　施行する文書のうち特に重要な文書及び権利の得喪に関係する文書については、契印を押印しなければならない。

3　許可書、認可書又は契約書等権利の得喪に関係する文書で、当該文書が2枚以上の文書となる場合は、そのとじ目又はつづり目に押印しなければならない。

2　郵送は、原則として料金後納による方法によるものとする。ただし、これにより難いときは、料金別納又は郵便切手若しくは郵便はがきを使用して行うものとする。

3　前項ただし書の規定により、郵便切手又は郵便はがきを使用するときは、文書主管課長は郵便切手及び郵便はがきの受払い状況を郵便切手等受払簿(様式第8号)により、明確にしておかなければならない。

4　本庁支所間の文書の送達については、湯沢市本庁支所間の文書送達に関する規程(平成17年湯沢市訓令第7号)の規定に基づき処理する。

5　発送する文書は、すべて所管の課等において封又は包装をし、郵送又は運送便により発送する文書は午後3時までに総務課へ提出するものとする。

2　ファイル責任者は、課等の保管単位にあっては文書取扱責任者にある者をもって充てる。

3　ファイル責任者は、文書管理者の命を受け、次に掲げる事項を行う。

4　ファイル担当者は、保管単位の班ごとに文書取扱者にある者をもって充てる。

5　ファイル担当者は、ファイル責任者を補佐する。

2　文書(文書管理システムで処理を行った電磁的記録を除く。次条第2項から第7項までの規定及び第45条において同じ。)の整理及び分類は、キャビネット及びファイリング用具を使用して行うものとする。

3　文書管理システムで処理を行った電磁的記録の整理及び分類は、文書管理システムを使用して行うものとする。

4　前項に定めるもののほか、電磁的記録の保管について必要な事項は、別に定める。

2　文書は、個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

3　現年度文書は、原則として、キャビネットの上段又は中段の引出しに収納するものとし、前年度文書は、下段の引出しに収納するものとする。

4　前項の規定にかかわらず、事務処理上常時使用するものとして文書管理者が指定した文書又は第42条に規定する完結に至っていない文書(以下「常用文書」という。)は、個別フォルダー単位に、引き続きキャビネットの上段又は中段の引出しに収納するものとする。

5　処理が完結していない文書は、懸案フォルダー又はファイルボックスに適切な第1ガイド及び第2ガイド名を付し、処理が完結していない旨の表示をした個別フォルダーを作成し、これに収納して、文書管理者が決めた所定の保管場所で管理するものとする。

6　各課に共通する文書は、別表第2に定める全庁共通文書ファイル基準表に従い、文書主管課長が整理し、分類し、及び保管しなければならない。

7　ファイル責任者は、第2項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、文書主管課長の許可を得て、その他のキャビネット、保管庫、書棚等に収納することができる。

2　前項に規定する保存する必要のない文書は、次に掲げるものとする。

3　文書の保存期間は、法令に別の定めがある場合を除き、別表第3に定める保存期間基準表に従い、永年、10年、5年、3年及び1年の区分によるものとする。

4　文書の保存期間は、前項の区分に従い、個別フォルダーを単位として、文書管理者が定めるものとする。ただし、前条第6項の全庁共通文書ファイル基準表に係る個別フォルダーの保存期間については、文書主管課長が定めるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間の起算日は、課等において常用文書とする必要のなくなった日の属する年度の翌年度の4月1日からとする。

2　ファイル責任者は、ファイル基準表を毎年見直し、必要があれば改訂するものとする。

3　ファイル責任者は、毎年度末日までに当該年度のファイル基準表を作成し、文書管理者の承認を得て総務課長に提出するものとする。

2　前項の規定による置換えを行う場合は、文書主管課長が棚番号及び保存箱番号を指定し、保存文書目録にその番号を記入するものとする。

3　第1項の規定により引き継がれた文書は、文書主管課長が管理する書庫で保存するものとする。

4　第37条ただし書の保管単位又は文書管理者が文書主管課長へ申請し承認された課等に係る文書の置換えについては、前3項の規定にかかわらず、別に文書管理者が管理する書庫で保存することができるものとする。

5　第1項の規定にかかわらず、文書管理システムで処理を行った電磁的記録の保存は、文書管理システムを使用して行うものとする。

2　貸出期間は、原則として7日以内とする。

3　保存文書の貸出しを受けた者は、いかなる理由があっても保存文書を抜き取り、取り替え、又は訂正してはならない。

2　保存期間を超えて文書を保存する必要があると文書管理者が認めるときは、文書主管課長と協議し、保存期間を延長することができる。この場合において、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める期間が経過するまでの間保存期間を延長するものとする。

3　第45条第4項の規定により文書管理者が管理する書庫で保存している文書の保存期間が満了したときは、当該文書管理者が廃棄を決定するものとする。ただし、前項各号に規定する文書については、当該各号に定める期間が終了した後に廃棄の決定をするものとする。

4　次の各号に掲げる文書は、ファイル責任者が文書管理者の承認を得て、当該各号に定める日以後に廃棄するものとする。

5　文書管理者は、保存期間内の文書であっても法令の改廃その他の理由により保存を必要としなくなったものは、廃棄することができる。

6　文書管理者は、保存期間が経過した文書のうち、別表第4に定める歴史資料等選別収集基準に基づき、歴史的又は文化的価値があると判断したものは、保存年限満期対象リストにその旨を表示して廃棄せず、歴史資料として保存するよう文書主管課長に依頼するものとする。

2　他に内容を知られることにより支障を生ずると認められる文書の処分は、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める方法により行わなければならない。

2　総務課長は、前項の点検の結果を踏まえ、検査の実施、その他文書の管理について、必要な措置を講ずるものとする。

この訓令は、平成27年8月17日から施行し、平成27年4月1日から適用する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月11日から施行し、平成29年4月1日から適用する。

この訓令は、平成29年10月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年10月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。