○湯沢市文書管理規程

平成27年8月17日

訓令第22号

湯沢市文書取扱規程(平成17年湯沢市訓令第6号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第15条)

第2章 文書の受領、配布及び収受(第16条―第20条)

第3章 文書の処理(第21条・第22条)

第4章 文書の起案(第23条―第30条)

第5章 文書の施行(第31条―第35条)

第6章 文書の保管、保存及び廃棄(第36条―第50条)

第7章 補則(第51条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、法令その他別に定めるもののほか、文書事務の取扱いについて必要な事項を定めることにより、文書の適正な管理及び効率的な文書事務処理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 班等 組織規則第3条に規定する班、室及びセンター、組織規則第4条に規定する会計班、支所設置条例施行規則に規定する市民サービス班、教育委員会事務局の組織に関する規則第3条に規定する班、農業委員会事務局処務規程に規定する農地農務班及び湯沢市議会事務局処務規程(平成17年湯沢市議会訓令第1号)に規定する議事総務班をいう。

(3) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。

(4) 文書管理システム 文書の事務処理を行うための情報処理システムをいう。

(5) ファイリングシステム 必要な文書を必要に応じて利用し得るよう系統的に分類、整理、保管及び保存を行い、廃棄するまでの一連の文書管理の仕組みをいう。

(6) 保管 現年度文書及び前年度文書等を、当該文書に係る事案を担当する課等の事務室内において管理することをいう。

(7) 移替え 現年度の保管場所から前年度の保管場所へ文書を移すことをいう。

(8) 置換え 保管してある文書を保存箱へ収納し、書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(文書取り扱いの原則)

第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるよう管理しなければならない。

(文書公開の原則)

第4条 文書の公開は、湯沢市情報公開条例(平成28年湯沢市条例第25号)及び湯沢市個人情報保護条例(平成17年湯沢市条例第10号)の定めるところによる。

(文書の用紙規格及び文書記述の原則)

第5条 文書の作成に当たっては、日本工業規格A列4判の規格の用紙を用いることを原則とする。

2 文書は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 法令等の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めているもの

(3) 慣習上、横書きでは不適当と思われるもの

(4) その他総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が特に縦書きを適当と認めたもの

(総務部長及び文書主管課長の職務)

第6条 総務部長は、文書の保管、保存及び廃棄について全庁を総括し、管理する。

2 総務課長及び各総合支所長(以下これらを「文書主管課長」という。)は、文書事務全般について総括するとともに、必要があると認めるときは、文書取扱いの状況を調査し、その結果に基づいて必要な措置を講ずるものとする。

(文書管理者の職務)

第7条 課長、所長及び施設長(以下「文書管理者」という。)は、課等の所管に係る文書を処理し、当該文書を整理保管しなければならない。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の設置)

第8条 課等ごとに文書取扱責任者1人及び班等ごとに文書取扱者1人を置く。

2 文書取扱責任者及び文書取扱者は、班長又は庶務担当者のうちから文書管理者が命ずる。

3 文書管理者は、文書取扱責任者及び文書取扱者を、文書取扱責任者・文書取扱者選任通知書(様式第1号)により、速やかに総務課長に報告しなければならない。異動があった時も同様とする。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)

第9条 文書取扱責任者は、文書管理者の命を受け、課等における次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の受領、配布、収受、浄書印刷及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書の整理、保管、移替え、置換え及び廃棄に関すること。

(4) ファイリングシステムの適正な運用に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関し必要なこと。

2 文書取扱者は、文書取扱責任者の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の受領、配布、収受、浄書印刷及び発送に関すること。

(2) 文書の整理、保管、移替え、置換え及び廃棄に関すること。

(3) 資料並びに図書の整理、保管及び利用に関すること。

(4) ファイリングシステムの適正な運用に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関し必要なこと。

(文書取扱責任者会議等)

第10条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱責任者会議又は文書取扱責任者及び文書取扱者の合同会議を招集することができる。

(文書の種類)

第11条 文書は、令達文書と一般文書に分ける。

2 令達文書の種類は、次の各号に掲げるとおりとし、その定義はそれぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき制定するものをいう。

(2) 規則 法第15条の規定に基づき制定するものをいう。

(3) 告示 法令等の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。

(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。

(5) 指令 特定の者に対し、法令等の規定又は職務上の権限に基づき許可、認可、命令等の処分をするものをいう。

(6) 訓令 法第154条の規定に基づき所属の機関又は職員に対して命令するものをいう。

(7) 諮問 法令等の規定に基づき、公の機関又は団体に対し、その意見を求めるものをいう。

3 一般文書は、令達文書以外の文書をいう。

(文書処理年度)

第12条 文書処理年度は、指令を除く令達文書にあっては暦年により、その他の文書にあっては会計年度による。ただし、文書主管課長が特に必要と認めたときは、暦年によることができる。

(文書管理に必要な帳票等)

第13条 文書を処理するために必要な帳票等は、次の各号に掲げるところによる。

(1) 令達整理簿(様式第2号)

(2) 特殊文書受領簿(様式第3号)

(3) 文書経由簿(様式第4号)

(文書の記号及び番号)

第14条 文書は、次の各号に定めるところにより記号、番号及び年月日を付して処理しなければならない。ただし、総務課長が不要と認めるものについては、この限りでない。

(1) 条例、規則、告示及び訓令は、前条に規定する令達整理簿に一連の番号を付して総務課長が処理するものとし、令達文書の区分を冠し、その番号は、毎年1月1日をもって更新する。

(2) 指令は、課等ごとに一連の番号を付して番号の前に「指令」を冠し、その番号は、毎年4月1日をもって更新する。

(3) 一般文書を施行する場合であって、当該文書に文書記号を付して施行する必要があるときは、当該文書記号は、法令等に定めがあるものを除き、別表第1に定める文書管理記号番号簿に基づくものとし、課等及び会計年度ごとの一連番号とする。

(文書の施行者名)

第15条 令達文書は、市長名をもって施行するものとする。

2 一般文書の発信者名は、市長名とする。ただし、次の各号に掲げる場合においては、当該各号の発信者名を用いることができる。

(1) 軽易なもの 副市長名、部長名若しくは課長等名又は市役所名、部名若しくは課等名

(2) 対外文書のうち副市長、部長又は課長等あての照会その他の文書に対する回答等 副市長名、当該部長名又は課長等名

(3) 対内文書(特に重要なものを除く。) 副市長名、部長名又は課長等名

3 文書のあて先は、原則として職及び氏名を記載するものとする。

第2章 文書の受領、配布及び収受

(文書の受領)

第16条 市役所に到着した文書は、文書主管課長が受領する。ただし、課等に直接到達した文書は、文書管理者が受領する。

2 文書主管課長及び文書管理者は、郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、必要と認められるものに限り、受領することができる。

3 勤務時間外に到達した文書は、当直員が受領し、湯沢市職員服務規程(平成17年湯沢市訓令第20号)第27条の規定により処理しなければならない。

(文書の配布)

第17条 文書主管課長は、受領した文書を開封しないで所管の課等に配布するものとする。ただし、開封しなければ配布先が判明しない文書については、開封して配布するものとする。

2 2以上の課等に関係のある文書は、文書主管課長の判断により最も関係が深いと認められる課等に配布するものとする。

(特殊文書等の配布)

第18条 受領した文書等に、書留(現金書留を含む。)、配達証明等による文書又は総務課長が記録を必要と認める文書等があるときは、特殊文書受領簿に必要な事項を記載の上、所管の課等に配布し、受領印を徴さなければならない。

(文書の収受)

第19条 文書取扱責任者は、配布された文書及び課等に直接到達した文書を受領したときは、当該文書の下部余白に収受印(様式第5号)を押すとともに文書管理システムに登録し、収受しなければならない。ただし、軽易な刊行物、ポスターその他これに類する文書は、収受印を押すことで足りるものとする。

2 文書取扱責任者は、その監督の下、業務を担当する者にこれらの事務を行わせることができる。

(通信回線の利用による収受)

第20条 通信回線を利用して受領した電磁的記録(文書管理者が文書として処理することが必要であると認めるものに限る。)は、文書取扱責任者においてその内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。

2 前項の規定により記録された紙は、前条の規定により収受の手続を行うものとする。

第3章 文書の処理

(処理事項の指示)

第21条 文書管理者は、文書を収受したときは、文書取扱責任者に次に掲げる事項を指示して処理させなければならない。

(1) 供覧区分

(2) 供覧の要及び不要

(3) 回答の要及び不要

(4) 処理期日

(5) 合議先

(6) 参考資料の要及び不要

(7) 前各号に掲げるもののほか、処理に関し必要な事項

2 文書管理者は、重要な事案に係る文書を収受したときは、当該文書を決裁権者(湯沢市事務決裁規程(平成17年湯沢市訓令第4号。以下「決裁規程」という。)第2条に規定する決裁権者をいう。)の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

3 供覧を要する文書は、文書処理票(様式第6号)を付して回付するものとする。

(経由文書の処理)

第22条 本市を経由する文書は、所管の課等において文書経由簿に必要事項を記載するものとする。

第4章 文書の起案

(文書の起案)

第23条 文書の起案は、原議書(様式第7号)を用いなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは原議書によらないことができる。

(1) 起案及び処理について、一定の帳票が定められているもの

(2) 軽易な事案で文書の余白を利用して処理できるもの

3 原議書による起案は、次の各号に掲げる要領により作成しなければならない。

(1) 決裁区分、起案発送番号、起案年月日、起案者、あて先、発信者名、件名その他の必要事項をそれぞれの欄に記載すること。

(2) 文体及び表現等については、分かりやすい口語体を用い、平易明確に行うこと。

(3) 起案にあたって参考とした資料及び参照した条文その他の参考事項は、努めて要旨を抜書きし、又は関係書類を添付すること。

(4) 起案事件について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。

(5) 収受文書に基づく起案は、当該収受文書を添付すること。

(決裁区分)

第24条 原議書の決裁区分は、決裁規程の規定によるものとし、起案した文書には、次に掲げる決裁区分を表示しなければならない。

(1) 甲 市長決裁のもの

(2) 乙 副市長決裁のもの

(3) 丙 部長決裁のもの

(4) 丁 課長決裁のもの

(原議書の回議及び決裁)

第25条 原議書は、決裁区分に従い起案者から順次回議し、決裁者(決裁規程第4条及び第5条に規定する決裁権者をいう。以下同じ。)の決裁を受けなければならない。この場合において、次に掲げる事項に留意するものとする。

(1) 回議を受けた上司(決裁者を除く。)は、起案内容に異議があるときは、回議すべき職員間において協議し、意思決定をした上で、再度回議に付すものとする。

(2) 同一事件で回議を重ねるものは、前回までの回議書を添え処理の経過を明らかにするものとする。

2 決裁者は、原議書の回議を受けたときは、速やかに審査し、その可否を決定しなければならない。

(原議書の合議)

第26条 原議書の回議において、法令等に定めがあるものを除き、他の部及び他の課等と関係のあるものについては、次の各号により合議の承認を受けなければならない。

(1) 同一の部で他の課等に関係のあるものは、文書管理者の承認を受けてから、関係課長等の合議を経て主管部長の承認を受けること。

(2) 他の部に関係のあるものは、文書管理者の承認及び主管部長の承認を受けてから、他の部の関係課長等及び関係部長の承認を受けること。

(合議文書の取扱い)

第27条 合議を受けた事項について異議がないときは、押印し、直ちに回議しなければならない。

2 合議を受けた事項について異議があるときは、主管部長又は文書管理者と協議するものとし、協議が整わないときは、その内容を添付して回議するものとする。

3 起案者は、合議を経た原議書の要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

(審査)

第28条 文書取扱責任者は、次の各号に掲げる事項について、原議書を審査しなければならない。

(1) 決裁区分及び合議先に関する事項

(2) 記載事項の表示に関する事項

(3) 文章及び用字用語に関する事項

2 前項の規定にかかわらず、原議書のうち次の各号に掲げるものは、総務部長の審査を受けなければならない。

(1) 議会に提出を要する事案

(2) 条例、規則、告示及び訓令の制定、改正又は廃止に関する事案

(代決)

第29条 決裁規程第10条から第13条までの規定により代決するときは、決裁者欄に「代決」の表示をして、代決者が押印しなければならない。

(決裁日の記載)

第30条 起案者は、決裁が終了した原議書に決裁の年月日を記載し、文書管理システムに入力しなければならない。

第5章 文書の施行

(文書の施行)

第31条 起案した文書が決裁されたときは、直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないときは、上司の指揮を受けるものとする。

(文書の浄書及び印刷)

第32条 文書の浄書及び印刷は、原則として所管の課等において行うものとする。

(公印及び契印の押印)

第33条 施行する文書には、湯沢市公印規則(平成17年湯沢市規則第14号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、押印を省略することができる。

(1) 市の組織内に発する文書

(2) 書簡文

(3) 法令等の規定により、押印する必要のない文書又は押印を省略することが認められている文書

(4) 通知及び照会等で、同じ内容の文書を多数のものに発する文書

2 施行する文書のうち特に重要な文書及び権利の得喪に関係する文書については、契印を押印しなければならない。

3 許可書、認可書又は契約書等権利の得喪に関係する文書で、当該文書が2枚以上の文書となる場合は、そのとじ目又はつづり目に押印しなければならない。

(文書の発送)

第34条 文書の発送は、郵送又は運送便によるものとし、総務課及び各総合支所で発送するものとする。ただし、所管の課等において取り扱うことが適当と認められる文書は、所管の課等において発送することができる。

2 郵送は、原則として料金後納による方法によるものとする。ただし、これにより難いときは、料金別納又は郵便切手若しくは郵便はがきを使用して行うものとする。

3 前項ただし書の規定により、郵便切手又は郵便はがきを使用するときは、文書主管課長は郵便切手及び郵便はがきの受払い状況を郵便切手等受払簿(様式第8号)により、明確にしておかなければならない。

4 本庁支所間の文書の送達については、湯沢市本庁支所間の文書送達に関する規程(平成17年湯沢市訓令第7号)の規定に基づき処理する。

5 発送する文書は、すべて所管の課等において封又は包装をし、郵送又は運送便により発送する文書は午後3時までに総務課へ提出するものとする。

(勤務時間外における文書の発送)

第35条 勤務時間外に所管の課等において前条第1項の規定による文書発送を行うときは、文書管理者はあらかじめ文書主管課長の承認を受けなければならない。

第6章 文書の保管、保存及び廃棄

(文書の管理)

第36条 文書は、ファイリングシステムにより管理する。

(文書の保管単位)

第37条 文書の保管単位は、課等ごととする。ただし、事務室の状況により文書主管課長が適当と認めるときは、他の保管単位によることができる。

(ファイル責任者及びファイル担当者)

第38条 文書を適正に分類し、及び管理するために前条に規定する保管単位ごとにファイル責任者及びファイル担当者を置く。

2 ファイル責任者は、課等の保管単位にあっては文書取扱責任者にある者をもって充てる。

3 ファイル責任者は、文書管理者の命を受け、次に掲げる事項を行う。

(1) 文書の整理、分類、保管、移替え、置換え及び保存に関すること。

(2) 文書の廃棄に関すること。

(3) ファイル基準表(様式第9号)の作成に関すること。

(4) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

4 ファイル担当者は、保管単位の班ごとに文書取扱者にある者をもって充てる。

5 ファイル担当者は、ファイル責任者を補佐する。

(文書の分類及び保管用具)

第39条 文書を系統的かつ体系的に管理するため、保管単位ごとに、すべての文書を小分類として個別フォルダーに収納し、その個別フォルダーを第1ガイド及び第2ガイドを用いて、大分類及び中分類に区分するものとする。

2 文書(文書管理システムで処理を行った電磁的記録を除く。次条第2項から第7項までの規定及び第45条において同じ。)の整理及び分類は、キャビネット及びファイリング用具を使用して行うものとする。

3 文書管理システムで処理を行った電磁的記録の整理及び分類は、文書管理システムを使用して行うものとする。

4 前項に定めるもののほか、電磁的記録の保管について必要な事項は、別に定める。

(文書の保管)

第40条 職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。

2 文書は、個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

3 現年度文書は、原則として、キャビネットの上段又は中段の引出しに収納するものとし、前年度文書は、下段の引出しに収納するものとする。

4 前項の規定にかかわらず、事務処理上常時使用するものとして文書管理者が指定した文書又は第42条に規定する完結に至っていない文書(以下「常用文書」という。)は、個別フォルダー単位に、引き続きキャビネットの上段又は中段の引出しに収納するものとする。

5 処理が完結していない文書は、懸案フォルダー又はファイルボックスに適切な第1ガイド及び第2ガイド名を付し、処理が完結していない旨の表示をした個別フォルダーを作成し、これに収納して、文書管理者が決めた所定の保管場所で管理するものとする。

6 各課に共通する文書は、別表第2に定める全庁共通文書ファイル基準表に従い、文書主管課長が整理し、分類し、及び保管しなければならない。

7 ファイル責任者は、第2項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、文書主管課長の許可を得て、その他のキャビネット、保管庫、書棚等に収納することができる。

(文書の保存期間等)

第41条 ファイル責任者は、当該年度に発生した文書を随時精査し、保存する必要がある文書と保存する必要のない文書に選別しなければならない。

2 前項に規定する保存する必要のない文書は、次に掲げるものとする。

(1) 軽易な通知、案内状等の文書であって、後日参照の必要のないもの

(2) 他の記録と内容が重複している文書

3 文書の保存期間は、法令に別の定めがある場合を除き、別表第3に定める保存期間基準表に従い、永年、10年、5年、3年及び1年の区分によるものとする。

4 文書の保存期間は、前項の区分に従い、個別フォルダーを単位として、文書管理者が定めるものとする。ただし、前条第6項の全庁共通文書ファイル基準表に係る個別フォルダーの保存期間については、文書主管課長が定めるものとする。

(文書の完結)

第42条 文書の完結日は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める日とする。

(1) 帳簿類 帳簿の閉鎖の日。ただし、加除式の帳簿類から除冊された帳簿にあっては、当該帳簿から除冊した日

(2) 出納に関する証拠書類 当該出納があった日

(3) 契約文書 当該契約事項の履行が終わった日

(4) 発送を要する文書 発送した日

(5) 前各号に掲げる文書以外の文書で決裁又は供覧に係るもの 決裁又は供覧の完了した日

(6) 前各号に掲げる文書以外の文書当該文書の事案の処理が終わった日

(保存期間の起算日)

第43条 文書の保存期間の起算日は、年度によるものは完結日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは完結日の属する年の翌年の1月1日からとする。

2 前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間の起算日は、課等において常用文書とする必要のなくなった日の属する年度の翌年度の4月1日からとする。

(ファイル基準表の作成等)

第44条 ファイル責任者は、ファイル基準表を年度ごとに作成しなければならない。

2 ファイル責任者は、ファイル基準表を毎年見直し、必要があれば改訂するものとする。

3 ファイル責任者は、毎年度末日までに当該年度のファイル基準表を作成し、文書管理者の承認を得て総務課長に提出するものとする。

(文書の引き継ぎ)

第45条 ファイル責任者は、毎年度末日までに、キャビネットの下段に収納されている文書その他の前年度の文書を、個別フォルダーを単位として、ファイル基準表の配列順及び保存期間別に保存箱に収納し、文書管理者の承認を得て、文書主管課長に引き継がなければならない。この場合において、ファイル責任者は、保存文書目録(様式第10号)を作成し、文書主管課長に提出しなければならない。

2 前項の規定による置換えを行う場合は、文書主管課長が棚番号及び保存箱番号を指定し、保存文書目録にその番号を記入するものとする。

3 第1項の規定により引き継がれた文書は、文書主管課長が管理する書庫で保存するものとする。

4 第37条ただし書の保管単位又は文書管理者が文書主管課長へ申請し承認された課等に係る文書の置換えについては、前3項の規定にかかわらず、別に文書管理者が管理する書庫で保存することができるものとする。

5 第1項の規定にかかわらず、文書管理システムで処理を行った電磁的記録の保存は、文書管理システムを使用して行うものとする。

(保存文書の閲覧等)

第46条 保存文書の閲覧又は借用を受けようとする者は、保存文書閲覧簿(様式第11号)に所要事項を記入し、文書主管課長の承認を受けなければならない。

2 貸出期間は、原則として7日以内とする。

3 保存文書の貸出しを受けた者は、いかなる理由があっても保存文書を抜き取り、取り替え、又は訂正してはならない。

(庁外持出等の制限)

第47条 文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ文書管理者の承認を受けたときは、この限りでない。

(文書の廃棄)

第48条 文書主管課長は、自らが管理する書庫で保存する文書の保存期間が満了したときは、保存年限満期対象リスト(様式第12号)を作成し、文書管理者と次項の規定による協議をした後、廃棄を決定するものとする。

2 保存期間を超えて文書を保存する必要があると文書管理者が認めるときは、文書主管課長と協議し、保存期間を延長することができる。この場合において、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める期間が経過するまでの間保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

3 第45条第4項の規定により文書管理者が管理する書庫で保存している文書の保存期間が満了したときは、当該文書管理者が廃棄を決定するものとする。ただし、前項各号に規定する文書については、当該各号に定める期間が終了した後に廃棄の決定をするものとする。

4 次の各号に掲げる文書は、ファイル責任者が文書管理者の承認を得て、当該各号に定める日以後に廃棄するものとする。

(1) 第41条第2項に規定する文書 同条第1項の規定により保存する必要のない文書と選別した日

(2) 1年の期間保存する文書 保存期間が満了する日の翌日

5 文書管理者は、保存期間内の文書であっても法令の改廃その他の理由により保存を必要としなくなったものは、廃棄することができる。

6 文書管理者は、保存期間が経過した文書のうち、別表第4に定める歴史資料等選別収集基準に基づき、歴史的又は文化的価値があると判断したものは、保存年限満期対象リストにその旨を表示して廃棄せず、歴史資料として保存するよう文書主管課長に依頼するものとする。

(文書の処分の方法)

第49条 前条の規定により廃棄を決定した文書の処分は、他に不正な利用をされない方法により行わなければならない。

2 他に内容を知られることにより支障を生ずると認められる文書の処分は、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める方法により行わなければならない。

(1) 文書(図面を含む。) 破砕、溶解、焼却その他適切な方法

(2) 電磁的記録 電磁的記録の性質に応じた破砕、溶解、焼却その他適切な方法又は電磁的記録を消去し、復元できない状態にする方法

(点検及び監査)

第50条 文書管理者は、自ら管理責任を有する文書の管理状況について、少なくとも毎年1回点検を行い、その結果を総務課長に報告しなければならない。

2 総務課長は、前項の点検の結果を踏まえ、検査の実施、その他文書の管理について、必要な措置を講ずるものとする。

第7章 補則

第51条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成27年8月17日から施行し、平成27年4月1日から適用する。

附 則(平成28年3月31日訓令第7号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月28日訓令第7号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年4月11日訓令第12号)

この訓令は、平成29年4月11日から施行し、平成29年4月1日から適用する。

附 則(平成29年9月29日訓令第24号)

この訓令は、平成29年10月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日訓令第5号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成30年9月28日訓令第9号)

この訓令は、平成30年10月1日から施行する。

附 則(令和2年3月25日訓令第4号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

別表第1(第14条関係)

文書管理記号番号簿

課所名

記号番号

起案

収受

発送

特別職


湯特起

湯特収

湯特


協働事業推進課

湯協起

湯協収

湯協

総務部

総務課

湯総起

湯総収

湯総

総務部

企画課

湯企起

湯企収

湯企

総務部

財政課

湯財起

湯財収

湯財

市民生活部

くらしの相談課

湯く起

湯く収

湯く

市民生活部

市民課

湯市起

湯市収

湯市

市民生活部

税務課

湯税起

湯税収

湯税

福祉保健部

福祉課

湯福起

湯福収

湯福

福祉保健部

子ども未来課

湯子起

湯子収

湯子

福祉保健部

子育て支援総合センター

湯子支起

湯子支収

湯子支

福祉保健部

皆瀬更生園

湯更起

湯更収

湯更

福祉保健部

長寿福祉課

湯長起

湯長収

湯長

福祉保健部

地域包括支援センター

湯地起

湯地収

湯地

福祉保健部

愛宕荘

湯養起

湯養収

湯養

福祉保健部

健康対策課

湯健起

湯健収

湯健

福祉保健部

皆瀬診療所

湯診起

湯診収

湯診

産業振興部

農林課

湯農起

湯農収

湯農

産業振興部

商工課

湯商起

湯商収

湯商

産業振興部

観光・ジオパーク推進課

湯観起

湯観収

湯観

建設部

建設課

湯建起

湯建収

湯建

建設部

都市計画課

湯都起

湯都収

湯都

建設部

上下水道課

湯上下水起

湯上下水収

湯上下水


稲川総合支所

稲総起

稲総収

稲総


雄勝総合支所

雄総起

雄総収

雄総


皆瀬総合支所

皆総起

皆総収

皆総


会計課

湯会起

湯会収

湯会

教育委員会事務局

教育総務課

湯教総起

湯教総収

湯教総

教育委員会事務局

小学校

湯小起

湯小収

湯小

教育委員会事務局

中学校

湯中起

湯中収

湯中

教育委員会事務局

学校給食センター

湯学給起

湯学給収

湯学給

教育委員会事務局

学校教育課

湯教学起

湯教学収

湯教学

教育委員会事務局

生涯学習課

湯教生起

湯教生収

湯教生

教育委員会事務局

湯沢生涯学習センター

湯生セ起

湯生セ収

湯生セ

教育委員会事務局

稲川生涯学習センター

稲生セ起

稲生セ収

稲生セ

教育委員会事務局

雄勝生涯学習センター

雄生セ起

雄生セ収

雄生セ

教育委員会事務局

皆瀬生涯学習センター

皆生セ起

皆生セ収

皆生セ

教育委員会事務局

湯沢文化会館

湯湯文起

湯湯文収

湯湯文

教育委員会事務局

雄勝文化会館

湯雄文起

湯雄文収

湯雄文

教育委員会事務局

湯沢図書館

湯湯図起

湯湯図収

湯湯図

教育委員会事務局

雄勝図書館

湯雄図起

湯雄図収

湯雄図

選挙管理委員会事務局


湯選起

湯選収

湯選

監査委員事務局


湯監起

湯監収

湯監

農業委員会事務局


湯農委起

湯農委収

湯農委

議会事務局


湯議起

湯議収

湯議

固定資産評価審査委員会


湯固起

湯固収

湯固

財産区

岩崎財産区

岩財起

岩財収

岩財

財産区

三関財産区

三財起

三財収

三財

財産区

宇留院内財産区

宇財起

宇財収

宇財

財産区

秋ノ宮財産区

秋財起

秋財収

秋財

財産区

院内財産区

院財起

院財収

院財

別表第2(第40条関係)

全庁共通文書ファイル基準表

大分類

(第1ガイド)

中分類

(第2ガイド)

個別フォルダー

内容・取扱い説明

保存年限

全庁共通

全庁共通全般(橙)

大分類「共通」内の他の中分類の項目全般にわたるもの又は独立できない文書をまとめる区分。

庁内通知

庁内各課から来る事務連絡・回覧などの軽易な文書。

本務に関連する庁内の通知照会・回答、依頼文書は、本務文書の中に収める。

随時

総合計画

計画更新時に廃棄する。

随時

基本計画

計画更新時に廃棄する。

随時

実施計画


1年

行政評価

行政評価、事務事業評価等

1年

広報

広報○○等次号が来たら廃棄する。

特に必要があればそのまま保管する。

随時

市勢要覧

不要になったものはその都度廃棄する。

随時

庁内会議

不要になったものはその都度廃棄する。

随時

事務引継書

次の引き継ぎの時点で廃棄する。

1年

行政マニュアル

改訂時に旧のものは廃棄する。

随時

文書(赤)

文書管理業務に係る文書をまとめる区分

文書受付・発送簿


1年

ファイリングシステム

研修テキスト、全庁共通文書標準ファイル基準表等

常用

ファイル基準表

1年間紙で保存し、それ以降電子媒体で保存

常用

保存文書目録

1年間紙で保存し、それ以降電子媒体で保存

常用

人事全般(青)

人事全般に係る文書をまとめる区分

人事通知

不要になったものはその都度廃棄する。

随時

研修通知

不要になったものはその都度廃棄する。

随時

事務分担表


1年

勤務状況報告書


1年

時間外等算出資料

不要になったものはその都度廃棄する。

随時

時間外勤務手当調書

時間外勤務手当調書及び特殊勤務手当調書。

1年

職員録

次号が来たら廃棄する。

随時

福利厚生通知

不要になったものはその都度廃棄する。

随時

職員表彰

不要になったものはその都度廃棄する。

随時

人事管理(黄)

人事に係る文書のうち、保管単位で管理する文書をまとめる区分

出勤簿


5年

時間外勤務命令簿


5年

特殊勤務実績表


5年

年次休暇願


5年

出張復命書

研修報告書等

3年

嘱託員・臨時職員

必要に応じて作成

5年

財務全般(緑)

財務全般に係る文書をまとめる区分

財務通知

不要になったものはその都度廃棄する。

随時

備品台帳


継続

備品移動記録


1年

備品検査


1年

予算(橙)

予算に係る文書をまとめる区分

予算調書

当初予算、補正予算

1年

予算書


1年

歳入歳出予算執行状況

歳入執行状況表、歳出起票済状況表等

1年

予算資料


1年

決算・監査(赤)

決算及び監査に係る文書をまとめる区分

定期監査


1年

決算分析資料


1年

決算審査


1年

決算書


1年

決算額確認書


1年

主要な施設の成果に関する報告書


1年

支出負担行為及び支出決議票


1年

議会(青)

議会に係る文書をまとめる区分※暦年扱い

定例会議案


1年

臨時会議案


1年

議会資料

不要になったものはその都度廃棄する。

随時

議会答弁書

不要になったものはその都度廃棄する。

随時

議会日程表


随時

議会だより

次号が来たら廃棄する。

随時

会議録

※暦年扱い

1年

別表第3(第41条関係)

保存期間基準表

保存期間

基準

永年

1 叙勲及び褒章に関する文書(当該事務を統括する課の所管のものに限る。)

2 市の名称及び区域に関する文書

3 市行政の総合的な計画に関する文書

4 市行政の沿革に関する文書

5 市議会の議案及び議決通知に関する文書

6 条例、規則、公示、訓令その他将来の例証となるべき文書の制定、改廃及び解釈運用に関する文書

7 訴訟及び行政不服審査に関する重要な文書

8 歳入歳出予算書及び決算書(財政課所管のものに限る。)

9 市債及び市債償還に関する文書

10 市有財産の取得、処分等に関する文書

11 法令等に基づく統計資料

12 庁内の議会及び付属機関の議事録等で特に将来の例証となる重要な文書

13 附属機関等に係る諮問、答申に関する文書で重要なもの

14 特別職の事務引継に関する文書

15 行政委員会等の委員及び付属機関の委員の任免に関する文書

16 職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書(総務課所管のものに限る)

17 恩給、年金、諸手当及び公務災害補償等の認定に関する文書

18 法律関係が10年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書

19 法律関係が10年を超える覚書、協定その他権利義務に関する文書

20 法律関係が10年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関する文書

21 その他10年を超えて保存する必要がある文書

10年

1 市長表彰等に関する文書

2 支出負担行為票等の出納証拠書類

3 請負、業務委託その他重要な契約書

4 市有財産の管理に関する文書

5 租税その他各種公課に関する文書

6 附属機関等に係る諮問、答申等に関する文書

7 法律関係が5年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書

8 法律関係が5年を超える覚書、協定その他権利義務に関する文書

9 法律関係が5年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関する文書

10 その他10年間保存する必要がある文書

5年

1 叙勲及び褒章に関する文書で軽易なもの

2 請願及び陳情に関する文書

3 重要な会議等に関する文書

4 官公庁からの令達、指令、通達等

5 職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書(総務課所管以外のもの)

6 非常勤職員及び臨時職員の雇用に関する文書

7 職員の給与、諸手当及び服務に関する文書

8 服務整理票及び超過勤務命令簿等の人事記録に関する文書

9 職員の研修に関する文書(総務課所管のものに限る。)

10 行政事務の計画、調査、研究、統計及び報告に関する文書

11 法律関係が3年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書

12 法律関係が3年を超える覚書、協定その他権利義務に関する文書

13 法律関係が3年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関する文書

14 その他5年間保存する必要がある文書

3年

1 物品の購入その他軽易な契約書

2 監査、検査及び事務指導に関する文書

3 自動車運転日誌等の軽易な庁内管理に関する文書

4 復命に関する文書

5 請願、陳情、要望等に関する文書で軽易なもの

6 法律関係が1年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書

7 法律関係が1年を超える覚書、協定その他権利義務に関する文書

8 法律関係が1年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関する文書

9 その他3年間保存する必要がある文書

1年

1 歳入歳出予算及び決算に関する文書(財政課所管以外のもの)

2 軽易な照会、回答、通知等の一般文書

3 その他1年間保存する必要がある文書

別表第4(第48条関係)

歴史資料等選別収集基準

〈選別の方針〉

市行政や市民生活の推移を歴史的に辿ることが出来る公文書等を収集し、現在及び将来の市民に対し、適切な説明責任を果たすと共に、市民共有の財産としてこれらを永く後世に伝えることを目的とする。

基準

1 市政の総合的な計画や施策、及び重要な事業の計画やその実施に関するもの




○市の総合計画に関する公文書等

・総合計画策定又は改定に係る最終的な決裁文書、計画書等(行政刊行物として刊行されたものを除く)

・計画案に対する市民からの意見等を記録した公文書等(特に批判や代替案の提示等)

・各部局等への計画案に対する照会及び回答に関する公文書等

○各種施策の実施に関する公文書等

・施策及び事業の基本構想、基本計画、実施計画、又はそれに相当する内容の公文書等

・上記計画等の策定経過を明らかにする公文書等

・事業の実施に当たり必要となった各種許認可手続関係公文書等

・実施報告書(事業実施効果について事後に検討評価した内容の公文書等)

○都市計画、農業・商業・工業計画等、及びその実施に関するもの

・計画策定又は改定に係る最終的な決裁文書、計画書等(行政刊行物として刊行されたものを除く)

・計画案に対する市民からの意見等を記録した公文書等(特に批判や代替案の提示等)

2 市が実施した主要な事業、記念行事等に関するもの




・市政施行記念事業等に関する公文書等

3 市の主要な制度の内容及びその変遷を明らかにするもの(条例、規則など)




・条例、規則等の制定及び改正にかかわる一連の公文書等

・市行政や市民生活に顕著な効果又は影響を与えた要綱、要領等の制定及び大きな改正にかかわる公文書等

4 市の財政や財産状況を明らかにするもの(予算、決算、監査、財産の取得・処分など)




○予算、決算及び収支等財産状況に関する公文書等

・一般会計・特別会計の決算報告に関する公文書等

・企業会計の決算報告に関する公文書等

○監査、検査等に関する公文書等

・市機関並びに市機関において出資及び補助金等の援助を行っている団体について、監査結果報告

・住民の監査請求に対して監査した公文書等

・法令等に基づく事業所等の指導及び検査に関する公文書等

○財産の取得・処分に関する公文書等

・市有財産の取得、管理及び処分に関する公文書等

5 起債、補助金、貸付金に関するもので主要なもの




・市債

・国庫補助(負担)を受けた市の事業は、その内容がわかる公文書等

6 市の組織、機構等の変遷を明らかにするもの(組織の改廃、施設や学校等の新設・廃止など)




・市及び市の関係する行政組織の新設及び改廃に関する公文書等

・市民生活にかかわる市の制度や市行政の内部制度の新設及び改廃に関する公文書等

7 市が所有又は管理する施設(建物・道路・公園・河川等)の新設・改廃等を明らかにするもの




・公共施設の建築等に関する公文書等は基本構想(調査設計)、基本計画、実施計画又はそれに相当する内容の公文書等

・上記計画等の策定経過を明らかにする公文書等

・事業の実施に当たり必要となった各種許認可手続き関係公文書等

・事業の実施に係る住民説明会等の記録(特に反対の意向が示されたもの)

8 議会、各種委員会、審議会などの審議経過及び結果を明らかにするもの




・市議会(本会議、常任委員会、特別委員会等)

・法律又は条例の定めるところにより設置された審議会、協議会、審査会等

・各種委員会、協議会、プロジェクトチーム等に関しては、市の主要な施策の実施に係る基本的姿勢、方向等を示す内容をもつ公文書等

9 各種褒章、表彰に関するもの




・叙位、叙勲、褒章、表彰等に関する公文書等

・その他、表彰理由が市民生活や市のさまざまな分野に顕著な功績又は効果をもたらしたと認められるもの

10 市民意識調査、請願・陳情、広聴記録、選挙結果等、その時々の住民の意思・意向を明らかにするもの




○選挙に関する公文書等

・市内で行われた衆議院議員、参議院議員並びに市議会議員及び市長の選挙に関する公文書等

・農業委員会委員の選挙に関する公文書等

・市に対する地方自治法上の選挙に係る直接請求についての公文書等

○陳情、請願、要望等に関する公文書等

・市民や諸団体からの各種陳情、請願、意見等に関する公文書等

・広聴集会、モニター、世論調査、相談、提案等により市民の意識、要望等がわかる公文書等

・市議会の議員団各派の要望事項及び回答の公文書等

11 市に関する各種統計、調査、研究等で主要なもの




・統計及び調査、研究の結果報告書(行政刊行物として刊行されたものを除く)

12 市が行う許認可、補助、融資等で主要なもの




・許認可に係る公文書等

・許認可に係る「台帳」(開発行為、行政財産の目的外使用、道路占用、河川占用等)

13 不服申し立て、訴訟、裁定などに関するもの




・争訟(訴訟、土地収用裁決、審査請求、異議申立て等)に関する公文書等

・行政不服審査、行政訴訟に係る公文書等

・行政代執行に関する公文書等

14 市内で起きた、又は市にかかわりのあった政治的、経済的又は社会的に重要な儀式、行事、事件、災害等に関するもの

15 生活、自然等の環境について著しい変化の内容を明らかにするもの




・各種環境調査に関する公文書等

・公害に関する資料等

・交通量調査資料等

16 地歴、景観の変遷を明らかにするもの




・開発前後の写真等

・地図、航空写真等

・区画整理事業に関する資料等

・国土利用計画法に関する資料等

17 市職員に関する記録のうち主要なもの




・特別職、幹部職員(部長、課長以上)の任免に関する調書等

・各種委員(法令設置職、付属機関等委員)の任免に関する調書等

18 市幹部職員の事務引継書




・服務規定に定める事務引継書は部長以上のもの

19 市内の史跡、文化財等に関する公文書等

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湯沢市文書管理規程

平成27年8月17日 訓令第22号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成27年8月17日 訓令第22号
平成28年3月31日 訓令第7号
平成29年3月28日 訓令第7号
平成29年4月11日 訓令第12号
平成29年9月29日 訓令第24号
平成30年3月30日 訓令第5号
平成30年9月28日 訓令第9号
令和2年3月25日 訓令第4号