1　条例主管課(総務部総務課。以下「総務課」という。)で行う事務

(1)　情報公開についての案内及び相談に関すること。

(2)　行政文書の公開の請求(以下「公開請求」という。)の受付に関すること。

(3)　公開請求に係る行政文書を所管する課(以下「所管課」という。)との連絡調整に関すること。

(4)　条例第14条に定める手数料の徴収並びに費用の徴収及び減免に関すること。

(5)　情報公開に係る審査請求に関すること。

(6)　湯沢市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。

(7)　情報公開制度の実施状況の公表に関すること。

2　所管課で行う事務

(1)　情報公開についての相談に関すること。

(2)　公開請求に係る行政文書の特定に関すること。

(3)　第三者に対する意見の聴取に関すること。

(4)　公開請求に係る行政文書の公開決定等に関すること。

(5)　行政文書の公開の実施に関すること。

(6)　審査請求に対する再検討及び審査会への諮問に関すること。

(7)　所管課における情報提供に関すること。

1　公開請求の手続

公開請求を行いたい旨の問合せがあった場合は、どのような情報が知りたいのかを確認し、公開請求の手続を説明する。その際、情報提供により対応できるものについては、所管課又は市のホームページで閲覧等ができる旨を説明する。

なお、条例第2条第2号ア若しくはイ又は条例第20条に規定する情報等については、他の制度により閲覧等が可能である旨を説明する。

また、湯沢市個人情報保護条例(平成17年湯沢市条例第10号)第2条第5号に規定する保有個人情報に係る本人からの公開請求については、同条例第14条の規定による開示請求により対応することとなるので、これに該当することが確認できた場合は、同請求の手続を案内するものとする。

1　公開請求の方法に係る留意事項

(1)　電話又は口頭による公開請求

条例第10条の規定により、行政文書公開請求書(規則様式第1号。以下「公開請求書」という。)を提出する必要があるため、電話又は口頭による公開請求は行うことができない。

(2)　ファクシミリによる公開請求

ファクシミリによる公開請求については、発信及び着信の確認を十分行った上で、所定の様式を用いたものに限り受け付けるものとする。この場合、公開請求者(以下「請求者」という。)の本人確認を行う意味でも、公開請求書の記載内容等について、電話等により確認を行うことが望ましい。

2　その他の留意事項

(1)　同一人が関連する複数の公開請求を行おうとするときは、実施機関が異なる場合を除き、「公開請求に係る行政文書の名称又は特定に必要な内容」欄に記載することができる範囲で、1枚の公開請求書により受け付けることができる。

(2)　公開請求の内容が複数の所管課にまたがる場合は、可能であれば所管課ごとの公開請求書の提出を要請する。この場合、公開請求書の「公開請求に係る行政文書の名称又は特定に必要な内容」欄に「○○課所管分」等の記載を依頼する。

(3)　公開請求書を受け付ける段階で公開請求に係る行政文書が著しく大量であることが想定される場合(請求内容が「○○に関する一切の情報」と記載されているものなど)は、請求者に対し、請求の趣旨、目的を確認するとともに、できるだけ分割した請求や必要な部分のみを抽出した請求を行うよう協力を要請する。

3　公開請求書の記載事項の確認

(1)　「請求者」欄

請求者が法人その他の団体である場合は、担当者その他の連絡可能な者の氏名及び電話番号の記載も必要となる。

(2)　「公開請求に係る行政文書の名称又は特定に必要な内容」欄

公開請求の対象となる行政文書を特定するものであるので、該当する行政文書を検索、特定できると考えられる程度に具体的に記入してもらう。

(3)　「使用目的」欄は、任意的項目ではあるが、行政文書の特定、部分公開をする場合の請求の趣旨を損なわないかどうかの判断及び営利・非営利の請求の判断を行うためにも、できるだけ記載してもらう。

(4)　「公開方法の区分」欄で写しの交付の希望がある場合は、カラー・白黒の別及び郵送希望の有無を確認すること。

(5)　「営利・非営利の区分」については、特に事業を営む団体・個人からの請求の際の手数料徴収に関係するため、確認を行うこと。なお、営利・非営利のいずれであるかについては、最終的には市において判断するものであることに留意すること(申請内容を確認の上、必要に応じて職権修正すること。)。

4　公開請求受付時の行政文書の確認

公開請求書に記載された行政文書の名称又は内容により該当する行政文書を特定することが可能かどうかを確認する。記載があいまい、理解不能その他の理由により公開請求に係る行政文書の特定ができない場合は、請求者に確認するなど、当該公開請求の趣旨を十分に理解した上で、所管課と十分連絡を取り合うなどして、公開請求をする上で必要な情報の提供に努める。

公開請求書には、できるだけ行政文書の件名そのものを記載させることが望ましいが、一般に、請求者は、行政事務に通じているわけではないので、行政文書の内容が特定可能な記載であれば差し支えない。

5　公開請求書の補正

公開請求書の必要事項の記載に漏れがある場合(不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。)又は行政文書の特定ができない場合には、その場で補正を求める。ただし、請求者がその場で補正することができない場合は、相当の期間を定めて補正を求めるものとする。

6　公開請求書受付時の説明事項

(1)　公開決定等の期限

ア　公開決定等には日数を要するため、公開請求を受け付けた日から起算して30日以内に公開決定等の通知を行うこと。

イ　やむを得ない理由があるときは、公開決定等を行う期限を60日を限度として延長する場合があり、その場合はその旨を通知すること。

(2)　大量請求があった場合の公開

ア　公開請求に係る行政文書が著しく大量であるため、公開請求があった日から60日以内にそのすべてについて公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあるときは、60日を超えて公開決定等を行う場合があること。

イ　その場合は、公開請求があった日から30日以内にその旨の決定をし、公開請求に係る行政文書のうちの相当の部分につき60日以内に、残りの部分については60日を超えて公開決定等を行う旨を通知すること。

(3)　手数料

法人からの請求や営利の事業を営む団体・個人が、その事業のために請求する場合は、手数料が必要となること。

(4)　写しの作成方法

紙資源の節約のため両面印刷を基本とすること。

(5)　写しの作成及び交付に要する費用

非公開情報を含むことにより、閲覧に際して被覆の処理が必要となる場合の費用及び写しの交付に要する費用は、請求者の負担となること。また、規則で定める事由に該当する場合は、これらの費用の減免手続きができること。

(6)　公開の日時及び場所

行政文書の公開をする場合の日時及び場所は、公開決定通知書又は一部公開決定通知書により通知すること。

7　郵便等による公開請求の受付郵便、信書便又はファクシミリにより公開請求書の送付があった場合は、記載事項を確認し、不備がない場合には、公開請求書が市に到達した日を受付日として受付するものとする。

公開請求に係る行政文書の特定ができない場合や当該公開請求書に不備がある場合は、相当の期間を定めて請求者に補正を求めるものとする。ただし、不備の内容が軽微である場合は、請求者の了解を得た上で、職員が補正できるものとする。

1　文書の受付処理(総務課)

(1)　行政文書公開請求書受付簿へ必要な事項を記入する。

(2)　公開請求書の写しを保管する。

(3)　行政文書公開請求書送付書に必要な事項を記入し、公開請求書の原本とともに所管課へ送付する。

2　文書の収受等(所管課)

(1)　公開請求書の原本について、湯沢市文書管理規程(平成27年湯沢市訓令第22号)第19条及び第21条に規定する文書の収受及び処理を行う。

3　決定期間の起算日

公開請求のあった日が決定期間の起算日となる。なお、請求書について補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、決定期間に算入しない。

1　公開の可否の検討

(1)　公開請求に係る行政文書が条例第6条各号及び第8条に該当するかどうかについて、関連する法令等の趣旨や判例等を参考に慎重に検討し、必要に応じて関係課(課に相当する組織を含む。以下同じ。)に協議する。

(2)　公開決定等の判断に当たっては、原則公開の理念に立ちつつプライバシーの保護等に配慮しなければならない。

2　公開決定等

公開請求があった日から起算して30日以内に公開決定等を行う。なお、内容に非公開情報を含まないもの等、公開決定に係る検討に多くの日数を要しないものについては、可能な限り迅速な公開決定を行うよう努めること。

3　決定期間の延長

(1)　条例第11条第2項の規定により公開決定等の期間を延長する場合

やむを得ない理由により、公開請求があった日から起算して30日以内に公開決定等をすることができないときは、公開請求があった日から起算して30日以内に当該期間を延長する旨の決定をし、請求者に対し、速やかに決定期限延長通知書(規則様式第2号)によりその旨を通知する。なお、延長後の期限は、30日を限度として事務処理上必要となる適正な期間を設定する。また、「延長の理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

(2)　条例第11条第3項の規定により公開決定等の期間を延長する場合(公開請求に係る行政文書が著しく大量である場合)

公開請求に係る行政文書が著しく大量であるため、公開請求があった日から起算して60日以内にそのすべてについて公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合は、公開請求があった日から起算して30日以内に条例第11条第3項を適用する旨の決定をし、請求者に対して、決定期限特例延長通知書(規則様式第3号)により、公開請求に係る行政文書のうちの相当の部分につき公開決定等をする期限、残りの行政文書について公開決定等をする期限及び本項を適用する理由等を通知する。その場合、本項を適用する理由は、できるだけ具体的に記入するものとする。

4　第三者情報の取扱い

公開請求に係る行政文書に、市等(国、他の地方公共団体、独立行政法人等を含む。以下同じ。)及び請求者以外のものに関する情報が記録されている場合は、慎重かつ公正な公開決定等をするため、必要に応じ第13条に規定する第三者の保護に関する手続により処理するものとする。

5　起案等

(1)　公開決定等の起案文書には、次に掲げるものを添付するものとする。

ア　公開請求書

イ　公開決定等の通知書の案

ウ　第三者情報に関する意見聴取を実施した場合はその意見書

エ　公開請求に係る行政文書の写し(全部又は一部)

オ　その他公開決定等の判断資料となったもの

(2)　(1)の起案文書の合議先は、関係課のほか、総務部長及び総務課長とする。

6　公開決定等の通知

公開決定等をした場合は、遅滞なく公開決定等の通知書を作成し、請求者に送付する。ただし、同一人から複数の所管課に対する公開請求が行われた場合にあっては、公開実施日等を事前に調整した上で各所管課で公開決定等を行い、それぞれ公開決定等の通知書を作成するものとする。

1　「公開請求に係る行政文書の名称又は特定に必要な内容」欄公開請求書の「公開請求に係る行政文書の名称又は特定に必要な内容」欄に記載された内容をそのまま記載する。

2　「上記に該当する行政文書の名称」欄

「公開請求に係る行政文書の名称又は特定に必要な内容」欄に記載された内容を基に、所管課で特定した保有する行政文書の名称を記載する。なお、請求内容に応じ、欄内に複数の行政文書の名称を記載しても差し支えないが、特定した行政文書の件数が多い場合(送付元が複数ある文書や同一文書について複数年度の請求がある場合など)にあっては、内訳を一覧表等の別紙に作成することが望ましい。

3　「公開の方法」欄

公開請求書に記載された公開方法の区分に応じ、閲覧(視聴)、写しの交付又は両方に記載する。

なお、請求者が写しの交付を希望している場合であっても、写しを作成することにより公開する行政文書を破損するおそれがあると認めるときは、閲覧に限るものとする。

4　「公開の日時」欄

行政文書の公開を実施する日は、公開決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮して到達予定日から数日後とし、時間は通常の勤務時間内で指定する。この場合、請求者と事前に電話等で調整を行い、請求者の都合のよい日時を指定することが望ましい。

5　「公開の場所」欄

原則として湯沢市役所本庁舎内とする。

6　「担当課」欄

公開決定等を行った部課班名及び電話番号を記載する。

1　「公開請求に係る行政文書の名称又は特定に必要な内容」欄から「公開の場所」欄まで公開決定通知書と同様に記載する。

2　「行政文書の一部分を公開しないこととした部分及び理由」欄上段に公開しない部分の概要を、下段に該当する非公開条項及びその理由を、専門的な知識を有しない人にも十分理解できるよう、分かりやすく記載する。複数の非公開事由に該当する場合には、該当する条項ごとにその理由を記載(欄が不足する場合は別紙に記載)する。

3　「行政文書の一部を公開をすることができるようになる時期」欄

一部を公開しない理由が決定の日から概ね1年以内になくなることが明らかな場合は、その理由がなくなる期日を記入する。

4　「担当課」欄

公開決定通知書と同様に記載する。

1　「公開請求に係る行政文書の名称又は特定に必要な内容」欄

公開決定通知書と同様に記載する。

2　「上記に該当する行政文書の名称」欄

公開決定通知書と同様に記載する。ただし、公開請求に係る行政文書を保有していない場合(不存在)は、空欄とする。

3　「行政文書を公開しないこととする理由」欄

該当する非公開条項及びその理由を、専門的な知識を有しない人にも十分理解できるよう、分かりやすく記載する。複数の非公開事由に該当する場合には、該当する条項ごとにその理由を記載(欄が不足する場合は別紙に記載)する。

なお、該当する行政文書が不存在であること理由に非公開決定をする場合は、実施機関に存在しない理由を以下のように記載する。

1　存否応答拒否をする場合の注意事項

公開請求に係る行政文書が存在しない場合には不存在を理由として非公開決定をし、存在する場合には存否応答拒否をしたのでは、存否応答拒否をする場合は当該行政文書が存在することを請求者に推測されることになる。したがって、存否応答拒否をする場合は、公開請求の内容に十分注意し、実際の行政文書の有無を問わず存否応答拒否をする必要があることに留意する。

2　「公開請求に係る行政文書の名称又は特定に必要な内容」欄公開決定通知書と同様に記載する。

3　「担当課」欄

公開決定通知書と同様に記載する。

1　公開実施時の留意事項

(1)　行政文書の閲覧は、通常の勤務時間内において、所管課職員の立会いの下に行うものとする。

(2)　公開決定の通知書の確認

行政文書の公開を実施する際は、請求者に対し、公開決定の通知書の提示を求め、次のことを確認する。

ア　公開決定の通知書に記載された行政文書と公開を受けようとする行政文書とが一致すること。

イ　行政文書の公開の方法

ウ　写しの交付を行う場合は、その数量及び写しの作成箇所等

エ　代理人の場合は、代理人であることを証明する書類

(3)　指定日時に来庁しなかった場合の対応

請求者が公開決定の通知書により指定した日時に来庁しなかった場合は、請求者と日時を調整の上、改めて実施する。

(4)　閲覧(視聴)の中止

行政文書の公開を受ける者が当該行政文書を汚損し、若しくは破損し、又はその内容を損傷するおそれがあるときは、当該行政文書の閲覧又は視聴の中止を命ずることができる。

2　文書、図画等の公開方法

(1)　閲覧

ア　文書、図画等の閲覧は、原本により行うことを原則とする。ただし、次の場合は原本を複写したものを閲覧に供するものとする。

a　原本を閲覧に供することにより、当該行政文書が汚損し、又は破損するおそれがあるとき。

b　当該行政文書の一部を公開するとき(部分公開の方法はイによる。)。

c　日常業務に使用している台帳等を公開する場合で、原本を閲覧に供することにより当該日常業務に支障をきたすとき。

イ　部分公開の方法

a　公開部分と非公開部分が同一頁にあるときは、あらかじめ当該行政文書の写しを作成し、公開することができない部分に黒塗り等の被覆を行い、更にその写しを作成し閲覧に供する。なお、公開請求のあった行政文書に公開請求に係る内容以外の情報が記載されている場合は、当該部分を除くことはしない(当該部分に非公開情報がある場合は、当該非公開情報の存在を理由として除くこととなる。)。

b　公開部分と非公開部分が頁単位で区分できるときは、非公開部分に係る頁を除いて閲覧に供するものとする。

(2)　写しの交付

ア　写しの作成は、次により行う。

a　原則として、原本と同一の大きさに複写することとし、拡大又は縮小は行わない。

b　原本がB判の場合は、原則として拡大することなくA判の用紙に複写する。なお、公開請求の趣旨を損なわない限り、B5にあってはA4に、B4にあってはA3に拡大し、又はB4をA4に縮小することを妨げない。

c　冊子等の容易に分離することができない見開きになったものの2ページを1枚に複写することは妨げない。

d　A3を超える規格の場合は、請求者の承諾を得た上で、A3等の用紙に分割して複写することができる。

e　写しの作成は、請求者の意向を尊重しつつ、実施機関において過大な事務の負担とならない限り、両面複写により行うものとする。なお、両面複写による写しの作成に要する費用は、1面を1枚として徴収する。

f　カラーによる複写は、請求者の希望により行うものとし、原本がカラーであっても請求者が希望しないときは、モノクロにより複写する。

イ　非公開情報の取扱いについては、閲覧の部分公開の方法によるものとする。

ウ　著作権法(昭和45年法律第48号)により複製が禁じられているものについては、写しの交付はできないことに留意する。

3　ビデオテープ又は録音テープ(以下「ビデオテープ等」という。)の公開方法

(1)　視聴

ア　ビデオテープ等の視聴は専用機器により行うものとする。この場合において、原本を保護する必要があるときは、当該ビデオテープ等の写しを作成し、当該写しを視聴に供するものことができる。

イ　ビデオテープ等の一部に非公開情報が記録されており、当該非公開情報を技術上の理由により除くことが困難であるときは、非公開決定をすることとなる。

(2)　写しの交付

ビデオテープ等の写しの交付は行わない。

4　電磁的記録(録音テープ等を除く。)の公開方法

(1)　閲覧又は視聴

ア　電磁的記録の閲覧は、印刷物として出力したものによる閲覧を基本とする。ただし、電磁的記録をディスプレイに出力したものの視聴が容易に行える場合は、それにより実施することができる。

イ　電磁的記録の部分公開の方法

a　電磁的記録から非公開情報を容易に取り除くことができる場合は、項目名を表示する等非公開とした部分のデータの存在がわかるようにする。

b　電磁的記録の一部に非公開情報が記録されており、非公開情報を技術上の理由により取り除くことが困難であるときは、非公開決定をすることとなる。

(2)　写しの交付

ア　電磁的記録の交付は、印刷物として出力したものの交付を基本とし、文書、図画の場合と同様の方法で行う。ただし、電磁的記録を光ディスク等の電磁的記録媒体へ複写したものの交付が容易に行える場合は、それにより実施することができる。

イ　非公開情報の取扱いについては、電磁的記録の部分公開の方法によるものとする。

1　手数料

条例第14条第1項各号に掲げる場合は、公開請求に係る行政文書1件につき100円の手数料を徴収する。この場合、複数の行政文書であってもそれらが相互に密接に関連する場合は1件とみなす。

2　閲覧時の被覆処理に要する費用

第11条2(1)aに定める非公開情報を含む行政文書の閲覧を実施する場合、非公開情報に被覆を行った行政文書のページ数に応じ、次に掲げる被覆処理に要する費用を徴収する。両面印刷の場合は、片面を1枚として計算する。

(1)　10枚まで　10円

(2)　11枚以上は10枚ごと　10円

3　写しの交付に要する費用

写しの交付に要する費用は次のとおりとする。両面印刷の場合は、片面を1枚として計算する。

(1)　白黒で複写・印刷したもの(A3判までの大きさのもの)　1枚　10円

(2)　白黒で複写・印刷したもの(A3判より大きいもの)　1枚　100円

(3)　カラーで複写・印刷したもの(A3判までの大きさに限る)　1枚　50円

(4)　光ディスクに複写したもの　1枚　200円

(5)　その他　実費相当額

4　費用の納付方法

手数料、被覆費用及び写しの交付費用は、公開の実施前に徴収するものとする。ただし、閲覧及び写しの交付の双方を希望する請求者で、閲覧をした後に写しの交付枚数が確定する場合は、当該交付に要する費用を閲覧後に納付することができるものとする。

5　費用の減免

2及び3の費用については、条例第14条第4項及び規則第10条の規定により減免することができるため、請求者に減免該当事由を説明し、申し出がある場合は行政文書公開費用減免申請書(規則様式第10号)の提出を求める。この場合、事由に該当することを証する書類(生活保護の受給を証するもの、罹災を証するもの)の添付が必要となる。

6　送付による写しの交付

請求者が送付による写しの交付を希望する場合は、公開決定等の通知書に当該写しの交付及び送付に要する費用の額に相当する額を記載した納付書を添えて請求者に送付し、当該請求者から当該費用の納入に係る領収書の送付を受けた後、当該写し及び請求者から送付された領収書を送付するものとする。

1　第三者情報に係る意見照会

公開請求に係る行政文書に市等及び請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合、当該第三者に対して公開決定等に係る意見書の提出を求めることができる。

ただし、条例第6条第2号イ若しくは同条第3号ただし書に規定する情報を公開するとき又は条例第7条の規定による公開をしようとするときは、当該第三者の所在が不明な場合を除き、公開決定等に係る意見書の提出を求めなければならない。

2　意見照会する事項

個人若しくは法人等に関する権利利益の侵害の有無及び公開した場合の影響等について第三者の意見を求める。

3　意見照会の方法

意見照会は、行政文書の名称その他規則第5条第1項に定める事項を行政文書の公開に関する意見聴取依頼書(規則様式第8号)により通知し、原則として文書で意見を求めることにより行う。

4　意見書の取扱い

実施機関は聴取した第三者の情報に関する意見書に拘束されることはないが、公開・非公開等の決定において参考とするものとする。

5　第三者への通知

公開について反対する内容の意見書が第三者から提出された場合であって、当該行政文書を公開することとする決定を行った場合は、決定後直ちに当該第三者に対し、行政文書の公開決定に関する通知書(規則様式第9号)により通知するものとする。この場合、公開実施日は公開決定日から2週間以上後としなければならない。

1　審査請求書の受付

(1)　審査請求書は総務課において受付する。

(2)　審査請求書の形式審査においては、特に次の点について確認を行う。

ア　該当する決定又は不作為があるか

イ　審査請求の資格を持つ者であるかどうか

ウ　決定があったことを知った日の翌日から3か月を経過していないか

エ　決定があった日の翌日から1年を経過していないか

2　審査請求書の送付

(1)　審査請求書の原本について、湯沢市文書管理規程第19条及び第21条に規定する文書の収受及び処理を行う。

(2)　審査請求書送付書に必要な事項を記入し、審査請求書の写しとともに所管課へ送付する。

3　所管課(処分庁)における再検討

審査請求書の写しの送付を受けた所管課は、当該審査請求に係る公開決定等が妥当であるかどうか再検討を行う。

4　審査会への諮問

所管課(処分庁)は、再検討を行った結果、なお当該公開決定等が妥当であると判断した場合は、条例第16条第1項各号に該当する場合を除き、速やかに審査会に諮問しなければならない。

5　諮問をした旨の通知

所管課は、審査会に諮問をしたときは、条例第17条各号に掲げる者に対して情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書(規則様式第11号)により通知しなければならない。

6　審査請求等に対する裁決

所管課は、諮問した審査請求に対する答申を受けたときは、その答申を最大限尊重して、速やかに当該審査請求に対する裁決を行うものとする。

1　行政文書公開請求件数

2　公開決定等の内訳件数

3　取下げ件数

4　不服申立件数

附　則